Comment écrire une lettre de réclamation ?

Déçu par un produit ou service, vous avez décidé d’écrire une lettre de réclamation, afin de témoigner de votre insatisfaction et de votre déception. Comment bien rédiger votre lettre de doléance ?

Comme dans tous les courriers, une lettre de réclamation doit être convenablement construite pour défendre au mieux vos intérêts. Celle-ci doit ainsi comporter différentes parties bien distinctes :

L’objet de la lettre de réclamation

Il doit être énoncé de façon claire pour que votre interlocuteur sache immédiatement de quoi il en retourne. (Ex : réclamation pour livraison d’un produit non-conforme / Réclamation pour non-respect des conditions générales de vente). Grâce à cela, votre courrier pourra être remis sans trop de difficultés au bon service.

L’introduction de la lettre de réclamation

En 1 ou 2 phrases, vous devez y expliquer le problème rencontré. Nul besoin de vous perdre dans des détails superflus, qui seront précisés plus loin dans votre courrier. L’introduction a uniquement pour objectif d’introduire votre demande de façon précise, mais concise.

Le corps de la lettre de réclamation

Il s’agit dans cette partie de décrire en détails le préjudice subi et d’exposer vos différents arguments. Il est donc intéressant de faire référence à des documents justifiant la non-conformité des produits ou services reçus. Votre écrivain public vous conseille toutefois de ne pas vous perdre dans des détails sans rapport avec le présent préjudice et de bien rester centré sur le problème. Ainsi, si vous avez subi plusieurs préjudices, il est conseillé de rédiger plusieurs courriers pour que chaque demande soit traitée avec la même attention.

N’hésitez pas enfin à faire des paragraphes bien distincts pour que votre lettre de réclamation soit lisible et compréhensible.

La conclusion de votre lettre de réclamation

Vous allez désormais devoir écrire ce que vous attendez en réparation du préjudice subi. Souhaitez-vous un remboursement ? Une compensation financière ? Un geste commercial ? Autre chose ? Cela doit être exprimé clairement et rester raisonnable pour que la suite soit favorable. En effet, la réparation demandée doit être à la hauteur du préjudice et nul besoin d’être trop gourmand ! Afin que le délai de réponse ne soit pas trop long, il peut être utile de préciser le délai dans lequel vous attendez une réponse.

Faut-il accompagner votre lettre de réclamation de pièces jointes ?

Il est tout à fait recommandé de joindre tous les documents qui justifieront que vous avez subi un préjudice.

Par contre, veillez bien à ne pas envoyer vos originaux qui doivent être conservés chez vous et donc à faire des copies de chaque document.

Les pièces jointes au dossier devront être mentionnées sur la lettre pour justifier de leur bon envoi.

Il ne vous reste plus qu’à prendre votre meilleure plume et à rédiger votre lettre de réclamation en suivant les conseils de votre écrivain public ! Si la tâche vous semble trop compliquée, vous avez la possibilité de vous faire aider par un écrivain public.

Pour des informations sur cette prestation ou un devis gratuit, contactez-moi au 06 41 68 25 89 ou par mail : contact@virtual-papyrus.fr