Réussir à bien écrire un mail professionnel

Dans la sphère privée ou professionnelle, le mail devance désormais le face-à-face ou le téléphone. Simple et rapide, on l’écrit dès qu’on a un creux dans son planning. Avec lui, on ne se laisse plus submerger par les interruptions incessantes de ses collègues. Mais pour être lu (et compris), l’e-mail professionnel doit répondre à certaines règles.

Avoir un objet clair

On a parfois tendance à l’oublier, mais cette petite ligne a plus de poids qu’elle n’y paraît. En quelques mots, elle indique sur quoi porte votre message et doit être explicite.

Comparons deux façons de rédiger l’objet de votre mail.

1. Rendez-vous
2. Réunion du 07 novembre 2017

Quand le premier objet est abstrait et peut concerner n’importe quelle réunion, le second apporte une précision au lecteur. Il sait tout de suite de quoi il s’agit et a donc envie d’en savoir plus sur le contenu. Pour être lu, la première règle est de bien rédiger l’objet de votre mail.

Être concis

Deuxième règle : évitez les romans à rallonge avec des informations noyées dans un flux de phrases longues et pompeuses. Venez-en au(x) fait(s) !

Ainsi, en quelques phrases, votre lecteur doit comprendre ce que vous attendez de lui. Si besoin, vous pouvez lui rappeler les précédents échanges pour lui rafraîchir la mémoire. Le cas échéant, soyez précis et adoptez une écriture professionnelle, sans fioritures.

Rester professionnel

Ne l’oubliez pas, votre mail est écrit dans un cadre professionnel. Alors, même si vous connaissez bien vos collègues, votre écriture doit rester pro jusqu’au bout.

Évitez le langage texto (« T’a fé koi pour la réunion ? »). Préférez-lui un français correct, sans fautes d’orthographe (« Qu’as-tu préparé pour la prochaine réunion ? »). Quant aux couleurs de police flashy et autres smileys, réservez-les pour vos échanges personnels. Vos contacts les apprécieront sans doute beaucoup plus.

Et la politesse…

Une nouvelle fois, les « Salut » et les « @ plus » sont à bannir. Il en est de même pour les formules utilisées dans le cadre d’une correspondance écrite (ex : « Je vous prie de bien vouloir agréer l’expression de mes sincères salutations »). Même si on peut les placer quand on écrit à une haute personnalité, privilégiez les formules courtes.

Commencez tout d’abord votre mail par « Monsieur », « Madame », « Bonjour ». Si vous êtes proches, vous pouvez également utiliser le prénom de la personne. Après avoir écrit son contenu, vous terminerez votre message par « Cordialement », classique mais efficace.

Bien installé devant votre clavier, vous voici prêt à rédiger un mail professionnel dans les règles de l’art. C’est fait ? N’oubliez pas de vous relire ! 😉

Tél : 06 41 68 25 89 / Mail : contact@virtual-papyrus.fr